I forbindelse med samarbeidet rundt VVS-bransjens felles markedsføringskampanje, inngikk de tre bransjeorganisasjonene VVP, NRF og NRL den 19. juni 2008 en avtale som forplikter partene og deres medlemmer rundt 8 bud for etikk og god samhandling. De etiske retningslinjene skal sikre at handlinger og kommunikasjon mellom aktørene i verdikjeden er redelig, etisk korrekt og lovlig.
A) Etiske retningslinjer for VA-/VVS-bransjen Formål: De etiske retningslinjene skal sikre at handlinger og kommunikasjon mellom aktørene i verdikjeden skal være redelige, etisk korrekt og lovlig. Retningslinjene skal sikre et verdisyn som skaper grunnlag for sunn forretningsførsel, samfunnsansvar og gode, sunne relasjoner bedriftene i mellom.
1. Personlig vinning
Det skal ikke gis eller tas i mot økonomiske - eller andre fordeler - fra personer eller bedrifter man kommer i kontakt med på vegne av sitt ansettelsesforhold.
2. Gaver
Gaver til forretningsforbindelser skal være av moderat verdi og skal tildeles bedriften. Unntaksvis kan gaver gis til enkeltpersoner ved spesielle anledninger.
3. Arrangementer
Arrangementer skal ha et klart og udiskutabelt faglig innhold. Deltagelse skal forhåndsgodkjennes av nærmeste leder.
a) Reiser inn-/utland
Invitasjon skal sendes til nærmeste leder og betales av deltagende bedrift.
b) Ledsagere
Kostnad for eventuelle ledsagere skal dekkes av deltagende bedrift.
c) Fabrikkbesøk
Fabrikkbesøk skal ha et faglig innhold og godkjennes av leder. Reise og oppholdskostnader
skal betales av deltagende bedrift. Unntak kan gjøres dersom produsent ønsker å dekke hele eller deler av kostnaden.
4. Anbuds-/innkjøpssituasjoner
I slike situasjoner skal det utvises spesiell aktsomhet.
5. Representasjon
Moderat representasjon som ledd i relasjonsbygging er akseptabelt.
B) Omforente prinsipper for kostnadsfordeling vedrørende annonsering og markedsføring
6. Utstillinger i butikk/lager
Leverandør stiller produkter til rådighet for butikkeier etter avtale mellom partene.
7. Annonsering
Produsent bekoster og gjennomfører annonsering i riksdekkende media. Dersom forhandler ønsker sitt navn nevnt, for eksempel i en annonse, skjer dette mot debitering. Forhandler bekoster og besørger annonsering i lokalpressen i tilknytning til egen forretningsdrift. Annonser hvor kostnadene deles mellom forhandler og produsent, eventuelt grossist, skal godkjennes av produsent/grossist på forhånd, minst 14 dager før innrykk.
Fordeling av kostnader:
i) Når kun én produsent deltar i annonsen, fordeles kostnadene slik:
- 1/3 på installatør - 1/3 på grossist - 1/3 på produsent
ii) Annonser hvor flere produsenter deltar, fordeles med:
- 2 deler på installatør - 2 deler på grossist - 1 del per produsent
I tilfelle produktene opptar ulik plass i annonsen, fordeles kostnadene mellom produsentene prosentvis basert på benyttet plass. Maks 5 produsenter kan delta.
iii) I faktura for annonsen skal det refereres til rekvisisjonsnummer. Original faktura fra annonsemedium og annonsebilag skal vedlegges.
8. Bruk av markedsmidler
Når det inviteres til en aktivitet, skal initiativtager presentere et program med budsjett. Det skal også fremgå hvilke kunder og produsenter som er invitert. Initiativtager og deltagende leverandør fordeler kostnadene på en hensiktsmessig og fornuftig måte.
Anbefalt fordelingsnøkkel:
- Ved deltagelse av 1-2 produsenter dekker initiativtager 50%
- Ved deltagelse av 3-7 produsenter dekker initiativtager 40%
- Ved deltagelse av 8-10 produsenter dekker initiativtager 20%
- Ved deltagelse av 11 eller flere produsenter dekker initiativtager minimum samme andel som deltagende produsent.
Økonomisk oppgjør foretas i samsvar med aktuell fordelingsnøkkel, på grunnlag av etterfølgende regnskap med bilag.
Steinar Aasland - administrerende direktør i Ahlsell Norge AS og formann i NRF (Norske Rørgrossisters Forening), understreket betydningen av de 8 bud under pressekonferansen 19. juni 2008 og i VVPs medlemsmøte 18. mai 2009.